为了适应我校档案工作日益发展的需要，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据国家教委《档案实体分类法》结合我校的实际情况，特制定本分类法。

一、档案实体分类及标识符号

主表由类目、标识符号、注释等组成。

（一）各级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。

二级类目的标识，采用"双位制"。如"综合"为"11"，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带"0"的数字不用。

三级类目的标识是在二级类目的基础上，根据需要扩展的，三级类目的标识方法依次层累为1、2、3……。

（二）一级类目的划分与标识

DQ 党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX 教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY 科学研究

主要包括科研管理和实践活动中形成的文件材料

CP 产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB 出版

主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

WS 外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母，如："XZ"即"XingZheng"（行政）的简称。

（三）二级类目的设置和标识及扩展的三级类目与标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。

1．党群（DQ）二级类目代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 党务综合 15 宣传

12 纪检、监察、审计 16 统战

13 人武 17 工会

14组织 18 学工、团委

2．行政（XZ）二级类目代号、三级类目代号

（1）行政（XZ）

代号 二级类目 代号 二级类目

11 行政综合 17 书院

12 人事 18 离退休

13 保卫 21 产业

14 综合治理 22 医院

15 总务 23 磨削中心

16 档案、图书 24 普教中心

（2）行政综合（XZ11）三级类目代号

代号 三级类目

01 部、处、室、办

02 院系

3．教学（JX）二级类目代号、三级类目代号

（1）教学（JX）二级类目代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 综合 17 毕业生

12 学科与实验室 18 教材

13 招生 19 博士后

14 学籍管理 21 学位论文

15 教学与实践 22 学籍卡

16 学位

（2）教学学籍管理（JX14）三级类目代号

代号 三级类目

01 普教

02 成教

03 远程

04 其它

4．科学研究（KY）二级类目代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 综合 16 理学

12 哲学 17 工学

13 教育学 18 经济学

14 文学 19 法学

15 历史学 21 管理学

5．基本建设（JJ）二级类目代号

代号 二级类目

11 综合

［12］按单项工程设置类目

6.仪器设备(SB)二级类目代号

代号 二级类目

11 综合

［12］按仪器设备种类或型号设置类目

7．产品生产与科技开发（CP）二级类目代号

代号 二级类目

11 综合

［12］按产品种类或项目设置类目

8．出版物（CB）二级类目代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 综合 14 书稿

12 报纸 15 声像

13刊物

9．外事（WS）二类目代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 综合 14 国际交流

12 出国（境） 15 留学生

13 外籍教师

10．财会（CK）二级类目代号代号

代号 二级类目 代号 二级类目

11 综合 14 会计凭证

12 会计报表 15 工资清册

13 会计帐簿

二、档号的编制

档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

（一）十类档案的档号结构、模式和标识：

1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目的，应把三级类目代号包括进去。

案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。

2．档案的模式：

年度号＋分类号＋案卷号

3．档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接号"－"连接。

例如：1999年内容是党委宣传工作的第5号卷的档案，可标为：

1999-DQ15-05（图略）

例如：1999年内容是本科生学籍管理的第15号卷的档案，可标为：

1999-JX1401-15（图略）

（二）声像载体档案档号的编制

声像载体档案是按载体类型分别单独编号排架

1．编号模式

年度号＋声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋小类代号＋保管单位号

（图略）

保管单位号是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

2．二级类目代号（载体代号）

SX 声像

12 照片

13 录像带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

3．小类代号

小类代号 主要内容

01 上级领导来校视察和知名人士来校活动

02 党、政、群重大活动

03 名人照片

04 毕业生照片

05 教学

06 科研

07 国内外交流活动

08 学校的教学、科研、生产设备

09 校园建设和职工福利事业

10 其它

(三)名人档案档号的编制

名人档案按人头整理组卷，具体编号模式如下：

MR＋单位＋人名＋案卷号

单位、人名的标识，采用名称主词的汉语拼音的第一个字母

（图略）