为了提高归档文件材料的质量，减少档案的庞杂臃肿现象，使所保存的档案对学校和社会真正具有查考利用价值，根据国家教育部《高等学校档案工作规范》有关规定，结合本校实际，特制订不归档的文件材料范围及处理办法。

一、不归档的文件材料范围

(一)党群、行政类文件材料不归档的范围：

1．上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料，上级机关发来供工作参考的抄件，上级机关征求意见未定稿的文件材料；

2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

3．学校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

4．未经会议讨论，未经学校领导审阅、鉴发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

5．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；

7．本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

8．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

9．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信及电话记录；

10．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；

11．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

(二)教学类文件材料不归档的范围：

1．上级有关教学的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料，上级有关教学的未定稿文件材料；

2．本单位形成文件材料中的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿文件材料；

3．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

4．校内其他单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

(三)科研类文件材料不归档的范围：

1．上级有关科研的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料，上级有关科研的未定稿文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．本单位形成文件材料中的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿文件材料；

4．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料。

(四)产品生产与科技开发类文件材料不归档的范围：

1．未定型的草图、蓝图、工时定额；

2．未生效的合同、协议书；

3．重份文件和重份图纸，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿的文件材料；

4．校内其他单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

(五)基建类文件材料不归档的范围：

1．上级有关基建的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．正式施工前的草图、未定型图纸；

3．重份文件和重份图纸，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿文件材料；

4．校内其他单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

(六)仪器设备类文件材料不归档的范围：

1．上级有关仪器设备的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未执行、未生效的合同、协议书；

3．仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品；

4．本单位形成的文件材料的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿的文件材料；

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料。

(七)出版类文件材料不归档的范围：

1．上级有关出版的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4．本单位形成文件材料中的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿的文件材料；

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料。

(八)外事类文件材料不归档的范围：

1．上级有关外事的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．本单位形成文件材料中的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿的文件材料；

4．校内其它单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

(九)财会类文件材料不归档的范围：

1．上级有关财务的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书、单据；

3．本单位形成文件材料中的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，未定稿的文件材料；

4．校内其他单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

(十)声像类文件材料不归档的范围：

1．不能反映本校工作、活动的声像材料；

2．音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；

3．本单位形成的重份声像材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

4．校内其它单位发来的文件材料；

5．与校外单位交换来的文件材料。

二．不归档的文件材料处理办法：

(一) 各单位每年在文件材料立卷归档时，要同时处理不归档的文件材料。

(二) 清理出的不需归档的文件材料，应销毁的及时销毁。 如有些文件材料需要作资料保存，应进行分类、立卷整理，计算机录入案卷目录和卷内目录，实行专人专柜保管，不要随便堆放，产做好保密工作。

(三) 销毁带密级的不归档文件材料，必须履行严格的登记手续。对于一般性文件材料，只登记收发文号码，或在收发文薄上加盖“销毁”戳。

(四) 凡销毁的文件材料，经鉴别和本部门有关领导批准，由二人监销，保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中，为防止泄密，应禁止无关人员介入。