湖南大学档案工作部门立卷规范

湖大校办发［2001］24号

根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成立卷工作，实行部门立卷制度。为了进一步做好我校部门立卷工作，特制定本规范。

第一条 学校部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给校档案馆的工作。

第二条 各单位要根据学校档案馆下发的全校各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由专（兼）职档案员进行立卷工作。

第三条 校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下立卷，也可由校档案馆在本人配合下立卷。

第四条 兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终调整定卷奠定基础。

第五条 立卷归档的分工

1、全校性、综合性的文件材料由党委办公室和校长办公室负责立卷归档。其余按业务分工负责相应门类档案的立卷和归档。

2、立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门密切配合进行。

3、科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集和归档。

第六条 案卷质量的要求

1、各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。

2、卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。

5、确定文件材料的保管价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

（3）凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

6、上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

7、卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

8、原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

9、卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。

11、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。

12、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

13、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

14、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

15、不能使用复印件归档。

第七条 立卷的具体方法

（一）党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的立卷方法

1、运用六个特征的立卷法

是指运用分类过程中，揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、地区六个具有代表意义的文件特征，选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2、"四分四注意"立卷法

分年度，注意文件内容针对的时间;分级别，注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;

分问题，注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;分保管价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。

3、"一事一卷法"

以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。

（二）专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅各类档案管理细则。

（三）会计档案

财会档案中会计档案立卷按《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第八条 立卷程序

（一）初步立卷

各部门要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

（二）集中审卷

由学校档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下：

1、文件是否收集齐全；

2、分类是否准确；

3、卷内文件排列是否合理；

4、案卷题名结构是否完整，是否简要揭示卷内文件的主要内容。

（三）调整定卷

对不符合要求的案卷，由学校档案馆负责指导进行补充收集和调整，组成案卷。

（四）案卷的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责打印页码、填写卷内文件目录、备考表再进行装订，并编制案卷目录、立卷说明。

（五）档案部门对案卷的整理与编目

学校档案馆统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第九条 归档的时间和手续

（一）学校党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门，应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）各院系毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后一个月内归档。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；全校性重大活动，应在完成后的一个月内归档。

（四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。