湖南大学党群、行政类文件材料归档细则

一、党政文件材料归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等系统的内容。具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；

2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二)整理组卷

1.立卷原则

各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

2.立卷分工

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷分类

(1)分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

(3)分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.立卷组合

(1)基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

(2)问题单一、文件数量少者可组薄卷。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。

(3)组合形式：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件材料的排列：卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

(1)密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

(2)同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

(3)不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

(4)会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

(5)上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

(6)对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

6.托裱、拆除金属物、编写页码

(1)对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

(2)卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置 在每页材料的右下角（反面为左下角）。以件立卷的则以件为单位编页号。

7.填写卷内目录

序号：以卷内文件排列先后顺序填写；

文号：填写文件制发机关的发文字号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

页号：卷内文件起止之页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数；

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。

立卷者要按以上内容填写每卷文件材料卷内目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份。

8.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。

立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。

日期：归档文件整理完毕的年、月、日。

9.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确。

10．用纸规范

各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三)归档验收

1．归档时间：每年五月底以前完成上年度文件材料的归档。

2. 文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3．文件材料归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字各执一份存查。

湖南大学教学类文件材料归档细则

一、教学文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、教学计划、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、国内外校际交流等方面。具体范围见《湖南大学教学类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是本校在教学工作的各个环节（特别是教学实践活动中）形成的有保存价值的不同载体（如：各种文字、图表、声像等）的文件材料。

(三) 不归档的文件材料

1. 上级有关教学工作的未定稿文件；

2. 本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3. 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

4. 校内其他单位发来的文件；

5. 与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存。

二、立卷与归档流程

(一)形成与积累

1. 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和教学院系的专(兼) 职档案员负责教学文件材料的收集积累、立卷归档。

2. 每年教务部门在部署新学年工作时，同时应向本部门的专（兼）职档案人员及各院、系（所）教学秘书布置相关文件、材料的归档工作，并将此任务纳入他们的职责范围和年底评先表彰的考核内容。

3. 各专(兼) 职档案员按教务部门发放的各种教学文件材料表格，学籍登记表(卡) ，积累材料专用袋等分门别类地进行积累,并定期整理。

4. 归档的教学文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。格式统一，签字手续完备。

(二) 整理组卷

1. 组卷原则：根据教学文件材料的形成规律，原则上相同内容的文件材料视数量多少可组成一卷或若干卷，每卷不超过200页；也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

2. 排列方式。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

3.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

4. 编写页码。无论材料单面或双面只要有书写文字，均应按顺序一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5. 填写每卷的卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，移交归档时，交接双方各一份。

6. 填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人和立卷时间，立卷人为本卷文件材料立卷归档人员，检查人为立卷单位负责人。并将本卷需要特别说明的情况写在备考表内。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1.归档时间：教学管理文件材料(学籍文件材料除外)要求在每年五月底前完成上年度文件材料的归档；学籍档案归档时间为：学生毕业后三个月内归档。

2.移交归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否正确、完整、齐全，排列、书写是否符合要求等。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3. 移交归档时，立卷者要另外打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均要一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖南大学科研类文件材料归档细则

一、科研文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1. 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、科学研究、权益维护等具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映科研管理、科研项目(课题) 活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4. 几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5. 与国外合作的研究课题，应事先在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《湖南大学科研类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是本校承担的科研项目(课题) 各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3. 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

4．各科研项目获奖证书归档原则：集体获奖和发明专利交证书原件，个人获奖交证书的电子扫描件或复印件。

(三) 不归档的文件材料

1. 上级有关科研的未定稿的各种文件，未生效的合同、协议书；

2. 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

3. 本单位文件材料中的重份文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4. 非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

5. 校内其他单位发来的文件；

6. 与校外单位交换来的材料。

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

(一)形成积累

1. 坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。 科研管理部门负责科研综合管理性文件材料的收集积累、归档，各课题组归档材料直接对科研管理职能部门负责。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，督促、指导科技人员按课题进展情况做好科技文件材料的积累工作

3.。课题组长在制订和讨论工作计划安排的同时，应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的归档任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

4. 归档的科研文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。格式统一，图样清晰，签字手续完备。

(二) 整理组卷

1. 组卷原则：根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研业务文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷；全面反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷。

2.排列方式：内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

3. 卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

4. 编写页码：装订成卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5.填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，移交归档时一并提交。

6. 填写备考表：在备考表内填写立卷人、检查人及立卷日期，并对本卷文件材料的完整、准确程度，等需特别情况加以说明。。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1. 归档时间：科研管理部门的管理性文件材料、科研综合材料于每年五月底前完成上年度的文件材料的归档；科研课题业务材料在鉴定验收后两个月内归档；暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

2. 重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。对归档材料不完整、不齐全者，学校档案部门有权拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

3．移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷的卷内目录，均为一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖南大学基建类文件材料归档细则

一、基建文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《湖南大学基建类文件材料归档范围与保管期规定》。

2.重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三) 不归档的文件材料

1. 正式施工前的草图、未定型图纸；

2. 重份文件和重份图纸，以及无查考价值的临时性、事务性文件；

3. 校内各单位发来的文件；

4．校外单位交换发来的文件。

二、基建文件材料的部门立卷与归档流程

(一) 形成积累

1.基建部门必须要有一位单位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的收集积累、归档工作。

2. 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成、积累基建文件材料的归档任务。

3. 基建项目实行总承包的，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4. 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

5. 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6. 学校的基建部门应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，且与它所反映的对象是否一致，并能揭示其性质与特征。

7. 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

8. 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

9. 归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

10. 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。施工记录用笔为碳素笔、签字笔、毛笔。

11. 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

12. 学校基建部门定期绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

13.归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

14．以上材料需要报送地方政府城建档案馆时，则在形成、收集积累时均要一式两份。

(二) 整理组卷

1. 基建项目结束(含最终完成、阶段完成) 后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2. 组卷原则：根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或一项多卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.排列方式：文字材料正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图) 。

4. 拆除卷内文件材料装订的金属物，对破损的材料进行修补。

5. 基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

6. 编写页码：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号。每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

7. 填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提交。

8．填写备考表；在备考表内填写立卷人、检查人和立卷日期，并写明本案卷文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少等特别情况。

9. 工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

10．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1. 归档时间：基建综合管理材料在每年五月底前完成上年度文件材料的归档，基建项目验收后2个月内归档。

2．文件材料移交归档时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写等是否符合要求，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3. 文件材料移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷移交目录，并连同每个案卷的卷内目录，均要一式两份，双方签字认可后各执一份存查。

湖南大学仪器设备类文件材料归档细则

一、仪器设备文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到使用的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4. 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备的有关技术性、商务性文件材料均须归档。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《湖南大学仪器设备类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

(三) 不归档的文件材料

1. 上级下发的未定稿文件材料；

2. 未执行、未生效的合同、协议书；

3. 本机关文件材料中的重份文件，未定稿、无查考价值的事务性、临时性文件；

4. 校内单位发来的文件；

5. 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

以上不归档材料如认为必要，形成单位可自行作资料暂存。

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

(一) 形成与积累

1. 学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2. 从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满) 过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集积累、归档。

3. 设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

4. 重大设备的开箱验收应该有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

5. 学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

6. 学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、准确、系统。

7.归档的设备文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1. 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。单件（套）设备验收完成或单件（套）进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专(兼) 职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2.组卷原则：根据设备文件材料的形成规律以及内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷，每个案卷原则上不超过200页。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4. 设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5. 卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

6. 拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补。对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

7. 编写页码。全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页。页号位置在非装订线一侧的下角。以件立卷者则按件为单位编制页码，还要在每件文件右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并逐一填写。

8.填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料移交归档时一并提交。

9. 填写备考表。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明立卷人、检查人、立卷时间。并写明文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少等本卷需要说明的情况。

10．设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

(三) 归档验收

1.归档时间：设备综合管理材料在每年5月底前完成上年度文件材料的归档，设备技术业务文件材料验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月后归档。

2．移交档案时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

2.归档时立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，并连同各卷的卷内目录，均为一式两份，交接双方签字认可后各执一份存查。

湖南大学产品生产与科技开发类档案归档细则

一、归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产、经营、销售管理等各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并有成套性。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见《湖南大学产品生产与科技开发类文件材料归档范围与保管期限规定》；

2.重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、产品证明等关键性的材料。

(三) 不归档的文件材料

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

2.重份文件和重份图纸；

3.无查考价值和临时性、事务性文件；

4.未定稿的计划、制度；

5.未生效的合同、协议书。

二、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

(一) 形成积累

1.产品生产与科技开发单位接受任务后，应指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成、积累工作。

2.工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3.归档材料要求原件归档，重要和经常使用的可另加副本。蓝图、底图应各存一份。

4.归档材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、图像要清晰、纸质优良、图纸签字手续完备，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1.产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再送交校档案部门。

2.组卷原则：根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷，底图单独存放。

3.若一个项目文件材料较少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

4.与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类组卷。

5.底图、蓝图的格式和编号必须符合国家标准，配套图应附有目录。

6.各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按A4纸规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面。底图一律平放或卷放，严禁折叠，对透明底图应用缝纫机打边。

7.卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列的方式。

8.编写页码。对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。

9.填写卷内目录。归档材料按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，移交归档时，交接双方各一份。

10.填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明，放在卷内材料尾页之后。

11.对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

12.产品技术负责人负责填写归档说明书，并提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。归档说明书放在产品项目内首卷卷内目录之前。

13.产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。案卷封面标题应简明、准确。

14.和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。

(三)归档验收

1.归档时间：综合管理性材料在每年五月底前完成上年度文件材料的归档任务；新产品在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务；在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交；因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

2.新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

3.归档时，立卷者要打印案卷移交目录一式两份，并连同各案卷卷内目录一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖南大学出版类文件材料归档细则

一、出版文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的出版类档案为管理和出版活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.归档的出版类档案必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.归档的出版类档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《湖南大学出版类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料。

(三) 不归档的文件材料

1. 未生效的合同、协议书；

2. 不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

3. 本机关文件材料中的重份文件，未定稿、无查考价值的事务性、临时性文件；

4. 校内各单位发来的文件；

5. 校外单位交换来的文件材料。

以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

二、出版文件材料的部门立卷和归档流程

(一) 形成积累

1. 出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确。不齐全的应及时进行补救。

2. 出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书(均须写入目录内)，顺序放入袋内。

3．建立出版档案分室的单位其专（兼）职档案员既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促责任编辑做好平时业务材料的收集和积累，注意材料的完整、系统、准确，并按要求向学校档案部门移交案卷目录。

4．归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1.组卷原则：出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷；期刊可视情况几期一卷，注意分清年度，不可跨年立卷。跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷；对于出版综合性文件材料的归档，可根据材料的形成时间、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

2. 出版档案内的原稿、清样，均须除去装订金属物，修补破损处，用线装订。

3. 卷内材料以左下方对齐，左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行装裱处理。

4. 编写页码：定卷的文件材料按顺序编写页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。以件立卷者，以件为单位编写页号，并盖件号章。

5．填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提交。

6. 填写备考表。在备考表内写明立卷人、检查人、立卷时间，并写明本案卷文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少等其它特殊情况。

8．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1.归档时间：每年五月底前将上年度应归档的出版类文件材料归档。

2. 文件材料移交归档时，交接双方须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排序、书写是否符合要求，凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3. 归档交接时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，连同每卷的卷内目录，均为一式两份，双方签字后各执一份存查。

湖南大学外事类文件材料归档细则

一、外事文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的外事管理和外事活动中形成的各种门类和载体的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映外事管理、外事活动的全过程，外事工作的全貌，保证其完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现本校涉外工作的职能和特点。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理，出国(境)管理、外教管理、引资引智项目管理和港澳台事务管理等方面，具体范围见《湖南大学外事类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(三) 不归档的文件材料

1. 上级下发的未定稿文件；

2. 未生效的合同、协议书；

4. 本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

5. 校内各单位发来的文件；

6. 与校外单位交换来的材料。

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

(一) 形成积累

1. 学校外事部门是学校外事管理、涉外教学和科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将这些工作形成的各种相关文件材料，以及外事工作综合管理材料收集积累、归档。

2. 学校各单位或个人凡参加国际会议或出国（境）、访问、考察、讲学，应在各项外事活动结束后一个月内将所形成的应归档的文件材料交国际交流处。

3. 凡外事活动（包括出国进修、留学）中形成的各种文件材料由外事部门负责并督促相关职能部门归档。

4. 归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1. 组卷原则：根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2. 排列方式：对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷；国内和国(境) 外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的方法排列。

3. 拆除卷内文件中的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

4. 编写页码：以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码。无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每版均为一页号，页号编在非装订线一侧的下角。

5. 填写卷内目录：按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，文件材料移交归档时一并提交。

6. 填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人、立卷日期，并写上本卷需要特别说明的相关情况。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1.归档时间：每年五月底前完成上年度外事类各种文件材料的归档。

2.文件材料移交归档时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排序、书写是否规范，凡不符合要求者，档案馆不予接收，限期改正后补交。

3．归档时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字认可后各执一份存查。

湖南大学财会类文件材料归档细则

一、财会文件材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

3.归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《湖南大学财会类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有永久、长期保存价值的文件材料。

(三) 不归档文件材料

1. 上级下发的未定稿文件；

2. 未生效的合同、协议、单据；

3. 本机关文件材料中的重份文件和无查考利用价值的一般性、临时性文件；

4. 校内其他单位发来的文件；

5. 与校外单位交换来的材料(本单位可作资料保存) 。

二、财会文件材料的部门立卷及归档流程

(一) 形成积累

1. 学校财会部门领导在制定财会计划的同时，要确定本部门的专(兼)职档案员，并向会计经办人员布置积累财会材料的归档任务。

2. 财会部门的专(兼)职档案员，既要做好平时综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平时业务材料的收集和积累，注意文件材料的完整、系统、准确。

3. 学校档案馆应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

4. 归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1. 学校财会部门及校内非法人独立核算单位以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2. 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

3. 组卷原则：遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，以便于保管和利用，按照会计年度时间将归档的会计核算材料收集齐全、完整，并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

4. 财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

5. 案卷封面应按规定逐项填写清楚，标题要简明，准确地反映卷内材料内容，包括责任者。

6.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立案的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

7．编写页码。每卷页号从1开始，编写在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

8. 填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份（业务类档案例外），移交归档时，交接双方各一份。

9. 卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件需进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

10. 案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。

11. 填写备考表。卷内备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移交、损毁等需要说明的情况。

12. 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务为止。

13．综合管理文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

(三) 归档验收

1.移交财会档案时间：综合性管理文件于每年五月底前完成上年度文件材料的归档；会计凭证、账簿、报表在会计年度终后可暂由财会部门保管3年，期满后再向档案馆移交。

2. 移交财会综合管理文件材料时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并要求限期改正后归档。

3．归档时，立卷者要打印（或填写）移交案卷目录一式两份，并连同各案卷卷内目录一式两份，双方签字后各执一份存查。

4. 学校档案馆接收保管的财会业务档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5. 档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

(四) 档案销毁

1. 由学校档案部门会同财会部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并由同级审计部门、监察部门派员参加监销。

2．根据国家有关档案保管期限的规定，档案馆会同有关职能部门组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案材料，逐卷逐件地进行审查，准确地判定和提出存毁意见。

3．经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，由档案鉴定小组将档案鉴定工作情况写成报告，连同档案销毁清册，报请主管校长审批后，方可实施销毁。

4．档案鉴定小组指定两个以上监销人员，认真核对档案材料，根据档案销毁清册，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在销毁清册上签名。档案销毁清册永久保存。

湖南大学声像载体档案归档细则

一、声像载体材料归档范围的确定

(一) 确定的原则

1.归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的各类声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映某一专题事件声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

(二) 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括综合管理、制作工序的文字材料和声像载体材料三个方面。

2.重点是本校各项活动中直接形成的有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

(三) 不归档的文件材料

1. 不能反映本校工作、活动的声像材料；

2. 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

3. 本单位形成的重份声像材料、无查考利用价值的事务性、临时性材料；

4．与校外单位交换来的文件材料。

二、声像载体材料部门立卷和归档流程

(一) 形成积累

1. 宣传、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

2. 声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

3. 单位专(兼) 职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

4．归档的纸质材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(二) 整理组卷

1. 立卷原则

(1) 根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。

(2) 对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2. 立卷分类

(1) 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

(2) 纸质文件材料指综合管理工作的文件材料和制作项目的文件材料；

(3) 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

3. 立卷分工

(1) 综合管理材料，由宣传部门立卷归档；

(2) 制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

(3) 两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

(4) 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

4. 归档材料的整理

(1) 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的要及时冲淡、风干。

(2) 根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

(3) 照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完整的原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

(4) 声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

(5) 声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

（6）填写卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式三份，其中一份由档案馆给出档号后返还归档单位。

（7）填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明，放在卷内材料尾页之后。

(三) 归档验收

1. 归档时间：综合管理材料为每年五月底以前完成上年度文件材料的归档；声像载体材料在完成制作后三个月内；照片档案按各类档案的归档时间归档；个人制作的声像材料可在制作完成后随时归档。

2. 归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

3. 声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交手续，打印移交目录一式两份，各执一份备查。