疫情防控期间，我馆有关事项及业务按下列方式办理：

一、档案综合利用查询

（一）因公利用本单位归档的非涉密档案

1.“数字档案管理系统”系统访问方式：在我馆主页上点击页面右边“数字档案管理系统登录”（“湖南大学档案与校史馆”http://dag.hnu.edu.cn/）进行登录（目前该系统仅供校园网用户使用）；

2.用本单位兼职档案员的用户名和密码登录。如遗忘，请与我馆值班人员联系；

3.点击“档案检索”模块，选择左边的“多表检索”，勾选“档案”，在右边输入“检索条件”（例如年度、题名等），点击“检索”按钮进行档案检索（注：该用户仅可检索到本单位归档的非涉密档案）；

4.查看检索结果。如有其他问题，或者需要加盖公章的纸质版，请电话联系我馆综合利用部88822230，经协调沟通、办理完毕后可采用邮寄方式送达。

（二）因公利用其他档案（包括非本单位归档的非涉密档案、所有涉密档案等）

1.联系综合利用部，询问所需查阅材料是否归档；

2.如已归档，由工作人员告知办理手续。在疫情防控期间，如果是非本单位归档的非涉密档案，采取归档单位领导电话同意的方式；如果是涉密档案，还需学校保密办主任电话同意（并说明利用方式是仅查阅还是抄录）。工作人员做好登记备案，利用手续在疫情解除后补齐（我馆将跟踪办理完善）；

3.如需利用档案，可联系工作人员来馆办理，或通过电话，邮箱联系，在提前沟通后，发送收件人地址电话姓名至我馆邮箱，采用顺丰到付的邮寄方式送达。

（三）因私利用档案

1.联系综合利用部，询问所需查阅材料是否归档；

2.利用者将所需证件（如身份证等）发送至档案与校史馆邮箱archives@hnu.edu.cn；

3.工作人员查阅档案，打印盖章后，来人来馆调取，或与综合利用部联系协调沟通后，发送收件人地址电话姓名至我馆邮箱，采用顺丰到付邮寄方式送达。

二、 档案中英文翻译

（一） 学历学位证书中英文翻译

1.访问“湖南大学数字档案馆公共服务平台”。 平台访问方式：进入“湖南大学档案与校史馆”（http://dag.hnu.edu.cn/），点击页面右边“数字档案馆公共服务平台”；

2.用户注册，请注意使用真实信息注册；

3.点击“选择业务”（学历学位证书翻译），填写证书业务信息，上传证书照片，办理微信缴费；

4.到“已办业务”界面查看反馈信息。请注意，我馆在2月19日—21日集中处理该项业务，其他时间不受理。学校正式开学后才能恢复正常办理；

5.根据系统反馈信息，我馆将通过邮寄方式送达，如有问题请联系综合利用部。

（二）毕业生成绩单中英文翻译

因我馆暂未开展该项业务远程办理服务，因此在疫情防控期间将暂停办理，需在正式开学后才能办理。确因特殊情况需办理的，可直接联系我馆，联系电话为88822230。

感谢大家的支持与理解。

                                      档案与校史馆

                                            2020年2月18日