各学院：

为了做好2018年毕业生照片归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2018届毕业生以院（系）、专业、班级为单位的毕业合影。原则上普教本科必须有班级为单位的毕业合影。

2、2018届毕业生个人照片(2寸）。

纸质照片和相应的电子照片都要求归档，纸质照片原则不能塑封。

二、归档要求

1、毕业生集体合影

(1)毕业生集体合影需标注：时间、院系（专业、班级）名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）。

(2)电子照片文件名以“XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名。

2、毕业生人个照

(1)毕业生个人照片为2寸彩照，照片背面贴上照片贴条，贴条上须标注学院、班级、学号、姓名和身份证号码。照片贴条的打印模板参见湖南大学校史与档案馆首页“表格下载”中“毕业生照片贴条打印模板”。

(2)各学院到档案与校史馆领取专用照片袋后，将每个人的照片以班级为单位按学号顺序装袋。相袋的插口面为照片正面。

(3)电子照片文件名以身份证号命名，由教务处统一归档，各学院负责补照电子照片的归档。

三、归档时间

2018年6月1日至学校放暑假前。

请各学院认真做好上述归档材料的收集、整理工作，及时移交至学校档案馆。

学生毕业照片归档过程中如有问题，请与档案与校史馆袁老师（负责纸质档案归档）、李老师（负责电子档案归档）联系，联系电话88821537。

特此通知。

档案与校史馆

2018年5月21日