各学院、机关部处及直附属单位：

现就2018年全校文件材料立卷归档工作的相关事项通知如下：

一、归档原则

根据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南大学档案管理办法》（湖大行字[2009]65号），学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

二、归档范围：

原则上，凡本单位在2017年1月1日至12月31日工作中形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料都属于归档范围，具体归档范围请参照《湖南大学各单位文件材料归档范围和保管期限规定》。

三、归档流程：

1、档案材料的收集

各归档单位要到校办陈霞、安健英、刘琪等老师处领取本单位起草、制发的学校文件及其附件，以及本单位处理、承办的上级来文，然后与本单位平时积累的文件材料一起归档。

档案材料的收集工作应当达到两点要求：

一是收集档案齐全、完整、准确。各单位兼职档案员要按照归档范围将文件材料收集齐全，不应归档文件材料不予归档；同时应根据情况的变化及时与档案馆一起修改补充以前制订的归档范围。

二是归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。特别要注意以下几点：

①原则上必须是原件。

②重要的文件材料必须签字或盖章、并有日期。毕业生学历学位审批名册必须每页盖章。

③必须使用耐久的字迹材料（如碳素墨水、蓝黑墨水、优质硒鼓等）书写或打印，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、易掉碳粉的劣质的劣质硒鼓等。校外形成文件材料，如果字迹易褪变不能长久保存的（如传真件、复写纸件等）要复制后与原件一起归档。

④原则上纸张幅面是A4或A3。以A4为标准整理，同一卷其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等方式达到统一，整卷都是相同大小的可不处理。

⑤档案左边应预留25mm-30mm装订边，最短不得小于20mm，低于此尺寸的材料，必须采取重制、裱贴等方式留足装订边。

凡不符合质量要求的档案，将退回各单位重新制作。

2、初步组卷。各单位可参照《湖南大学各类文件材料归档细则》（见附件1），并参考本单位历年移交的档案组卷情况进行组卷。

3、档案与校史馆审卷。初步组卷后，预约档案馆工作人员审查定卷，对不合要求的进行调整。

4、编制页号。审卷后，对每本案卷按照顺序打印页码，凡有文字的页面都要编制页号，每卷页码从1开始，打印页号位置：正面在右下角，背面在左下角，必须打印在空白处。

5、著录。拟写案卷标题，并将案卷目录和相应的卷内文件目录录入“湖南大学数字档案管理系统”。

6、填写《卷内备考表》。该表应手工填写。其中：“本卷情况说明”应填写整理和使用本卷中需要说明或注意的问题，没有可不填；“立卷人”由组成本卷的责任者或移交人签名；“检查人”由立卷单位负责人签名。

7、必要时打印案卷封面、卷内文件目录并装订。

8、移交档案。各单位在完成以上归档流程后，与档案馆预约时间移交档案，同时递交《档案移交目录》（一式两份），交接双方根据移交目录，认真核对后签字，各存一份移交目录。

四、归档时间

归档时间：2018年5月1日至2018年6月30日。

五、其他

1、由于档案与校史馆不具备涉密档案的保管条件，今年涉密文件暂缓移交。

2、2018届普教本科毕业生的照片和成绩归档事宜另行通知。

3、案卷目录和卷内文件目录的著录请登录档案与校史馆网站“湖南大学数字档案管理系统”（系统操作说明与流程详见附件2）。

4、《湖南大学各单位文件材料归档范围和保管期限规定》从档案与校史馆网站主页右侧的“各单位文件材料归档范围”下载、《档案移交目录》和《卷内备考表》从网站主页右侧“常用表格下载”下载。

六、重新报送分管档案工作的领导和兼职档案员名单

由于去年学校新一轮竞聘工作，部分单位人员有所变动，请各单位重新确认本单位负责档案工作的领导和档案工作人员（专兼职档案员），通过办公自动化系统个人邮件报送至学校档案与校史馆袁老师。   并请各位兼职档案员加入湖南大学档案工作QQ群：223759703（申请时注明单位和姓名）。

单位：

文件材料收集归档过程中如有问题，请与档案与校史馆袁老师（负责纸质档案归档）、李老师（负责电子档案归档）联系，联系电话88821537。

特此通知。

档案与校史馆

2018年4月23日