各学院：

为了做好2019年毕业生照片归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档时间：2019年6月1日至6月30日。

二、归档范围

1、2019届研究生、普教本科毕业生毕业合影（以院（系）、专业、班级为单位）。

2、2019届研究生、普教本科毕业生个人照片(2寸）。

三、归档要求

纸质照片和相应的电子照片都要求归档，纸质照片原则不能塑封。原则上普教本科生的毕业合影必须以班级为单位。

1、毕业生集体合影

(1)纸质毕业生集体合影需标注：时间、院系(专业、班级)名称、毕业生届别，并附与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）。

(2)电子照片以“XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名

2、毕业生人个照

(1)毕业生个人照片为2寸彩照，照片背面贴上照片贴条，贴条上须标注学院、班级（研究生无班级时可用专业替代班级）、学号、姓名和身份证号码。

个人照片背面贴条可以使用“毕业生照片背面贴条打印软件”打印，软件见附件或从湖南大学校史与档案馆首页右侧“常用表格下载”栏目中下载，不会使用的请联系档案与校史馆袁老师进行业务指导。

(2)各学院到档案与校史馆领取专用照片袋后，照片以班级为单位(研究生无班级时可用专业替代班级)，按学号顺序插入照片袋，相袋的插口面(磨沙面）为照片正面。注意：不要把照片插反，不同班级也不要混插在同一页中，不合要求必须重新插袋。

(3)电子照片文件名以学生“学号”或“学号+姓名”或“身份证号”或“身份证号+姓名”方式命名。

四、注意事项：

1、我馆从去年开始加强对研究生毕业合影和个人照的收集归档工作，请各学院有关领导和工作人员高度重视，认真做好2019届研究生毕业合影和毕业个人照片的归档工作。如果各学院有历年来研究生毕业合影，请与今年的一起归档。

2、毕业生照片归档过程中如有问题，请与档案与校史馆袁老师联系，联系电话：88821537。

请各学院认真做好上述归档材料的收集、整理工作，并及时移交。

特此通知。

档案与校史馆

      2019-05-10