为有效利用馆藏档案，更好地服务于学校和社会，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等，结合我校实际情况，特制定本制度。

一、凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围且履行相关手续后，可以利用本馆非涉密、非不宜公开（内部）的档案。

二、本馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。加盖本馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

三、寄存在本馆的档案，归寄存者所有。如确需向社会提供利用的，应当征得寄存者的同意。

四、校外单位查阅利用本馆档案，须经学校有关归档部门的同意，持单位介绍信到本馆内查阅。

五、校内各单位因工作需要查阅利用非涉密、非不宜公开（内部）档案的：是本单位归档的，带工作证或单位介绍信、函直接到本馆内查阅；非本单位归档的，须填写《湖南大学非涉密档案利用审批表》，经归档单位同意再到本馆内查阅。

六、校内单位因公利用涉密档案，按要求填写《湖南大学涉密档案利用审批表》；利用不宜公开（内部）档案，按要求填写《湖南大学不宜公开（内部）档案利用审批表》。

七、党中央、国务院、中办、国办、中组部、省委、省政府、省委办公厅、省政府办公厅下发的未标注密级文件不准复印。确因工作需要的，须经学校保密委员会办公室批准。

八、档案一般只限在本馆内查阅。确需外借的，须经本馆馆长签字同意。借阅者应对所借档案的安全负责，原则上当日借当日归还。