中华人民共和国国家标准

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678.1-1999 国家质量技术监督局1999-02-26批准 1999-10-01实施

1 范围

本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。

本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T 7408--1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法（eqv ISO 8601:1988）

GB/T 8566--1995 信息技术 软件生存期过程

GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南

GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南

GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范

GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构

GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试

GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理 总则

GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理 基本格式

GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理 编号原则

GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理 编制规则

GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理 基本程序

GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理 更改规则

GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理 签属规则

GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理 标准化审查

GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理 完整性

GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理 存储与维护

3 定义

本标准采用下列定义：

3.1电子文件 electronic records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

3.2CAD电子文件 CAD electronic records

由CAD系统产生的电子文件。

3.3电子档案 electronic archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。、

4 总则

4.1CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。

4.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。

4.3为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。

4.4CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

4.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。

4.6电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。

4.7归档的CAD电子文件格式应符合GB/T 17825.1～17825.10中CAD文件管理的各项规定。

5 CAD电子文件的收集积累

5.1收集范围

在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：

5.1.1图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；

5.1.2图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；

5.1.3数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。

5.1.4文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。

5.1.5计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。

5.1.6配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。

5.2收集积累要求

5.2.1电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。

5.2.2收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。

5.2.3电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。

5.2.4电子文件的更改单应收集积累、登记。并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录A中表A3。

5.2.5积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。

5.2.6积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。

5.2.7在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。

5.2.8积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。

6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档

6.1整理方法

6.1.1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。

6.1.2产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

6.1.2.1图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

6.1.2.2数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。

6.1.2.3文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

6.1.2.4计算机程序按形成时间顺序排列。

6.1.2.5归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。

6.1.3存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。

6.1.3.1编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：

a) 档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。

b) 项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。

c) 电子文件类别代码用字母表示。其中：

G－－图形文件 I－－图像文件 D－－数据文件 T－－文本文件 P－－计算机程序

如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。

d) 光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。

6.1.3.2套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。

6.1.3.3名称：归档项目名称。

6.1.3.4密级；盘内存储的电子文件的最高密级。

6.1.3.5保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。

6.1.3.6软、硬件平台：识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。

6.1.3.7归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。

6.1.4电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B5。

6.1.5编写归档说明

6.1.5.1编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。

6.1.5.2编写要求；文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。

6.2归档电子文件格式要求

归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/T 17825.2的规定。

6.3归档电子文件完整性、有效性和安全性。

6.3.1归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。

6.3.2软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理；各阶段形成的软件说明应执行GB/T 8566、GB/T8567、GB/T 9385、GB/T 9386的规定；软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB/T 17825.1～17825.10 CAD文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。

6.3.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

6.3.4归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。

6.4归档电子文件的鉴定与检查

6.4.1鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；

6.4.2检查载体有无病毒、有无划痕；

6.4.3鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限；

6.4.5检查存储归档电子文件的是否符合归档要求；

6.4.6检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性；

6.4.7检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中，见附录B中表B4。

6.4.8归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计算机软件产品登记表，见附录D。

6.4.9归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。

6.5归档程序

6.5.1归档时间

6.5.1.1产品研制、工程设计的电子文件归档时间

产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。

6.5.1.2科研课题的电子文件归档时间

科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。

6.5.1.3其他类目的电子文件归档时间

其他类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。

6.5.2归档手续

6.5.2.1归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。

6.5.2.2验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位，一份留档案部门备查。

6.5.2.3归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附录C。

6.6归档电子文件的状态与数量

6.6.1归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。

6.6.2归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。

6.6.3归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。

7 电子档案的管理

7.1管理要求

7.1.1档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。

7.1.2档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。

7.1.3由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。

7.1.4存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。

7.2保管环境

7.2.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB/T 17825.10的规定。

7.2.2环境温度为14oC~24oC，相对湿度45％~60％。

7.2.3远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

7.3检测与维护

电子档案应每5年进行一次有效性、安全检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记，检查登记表格式及填写方法见附录B中表B4。

7.4利用

7.4.1归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

7.4.2电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。

7.4.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。

7.4.4电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。

7.4.5电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。

7.5统计

档案部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。

7.6鉴定与销毁

7.6.1鉴定与检测

电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。

7.6.1.1检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；

7.6.1.2检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；

7.6.1.3检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；

7.6.1.4检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求；

7.6.1.5检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。

7.6.2销毁

7.6.2.1根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁；

7.6.2.2在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

附 录 A

CAD电子文件积累登记表

（略）

附 录 B

电子档案登记表

（略）

附 录 C

电子文件使用权限保护登记表

（略）